Ведение любого бизнеса сопряжено с постоянным расходом средств на текущие нужды предприятия. Учесть их легко, если речь идет о малом и среднем бизнесе. Но в масштабах организации со множеством удаленных филиалов учесть все расходы без специального инструментария практически невозможно. Корпоративная карта – это банковский продукт, назначением которого является облегчение контроля за финансами расходно-приходного характера в пределах одного или нескольких предприятий.
Содержание статьи:
- Что такое корпоративная карта
- В каком случае нужна корпоративная карта
- Оформление корпоративной карты
- Обслуживание карты
- Особенности использования корпоративной карты
- Проведение бухгалтерской отчетности
- Преимущества и недостатки корпоративных банковских карт
Простыми словами, корпоративная карта – это обычная пластиковая карта, привязанная к счету организации. С помощью нее происходит оплата производственных и хозяйственных нужд предприятия, например, покупка оргтехники, канцелярских товаров, моющих средств и даже туалетной бумаги.
Все расходные материалы, используемые сотрудниками предприятия для осуществления своих должностных обязанностей, оплачивает организация. Ежедневные, даже самые незначительные расходы, должны быть учтены, что в свою очередь приводит к большому документообороту. Банковская карта, с помощью которой происходит оплата организационных нужд, во многом упрощает процесс ведения бухгалтерского учета, а также повышает эффективность контроля за расходами предприятия.
Интересно! Оплата корпоративной картой товаров и услуг возможна не только на территории России, но и за рубежом.
Для каждого филиала руководитель организации может выпустить неограниченное количество пластиковых карточек. Все они будут привязаны к одному банковскому счету, благодаря чему удобно отслеживать все платежные операции. А возможность устанавливать на карточку определенный лимит не позволит сотрудникам организации неправомерно расходовать корпоративные средства.
Сегодня без корпкарты не обходится ни одно предприятие. Исключением могут быть только представители малого бизнеса, расходы которых сводятся к подконтрольному минимуму.
Без карты, чтобы оплатить текущие расходы, сотрудники организации будут вынуждены обращаться с соответствующим заявлением в бухгалтерию. При чем необходимо заранее составлять специальный акт, в котором указываются все расходные пункты и их стоимость с точностью до двух знаков, после запятой. Не стоит забывать об Указании ЦБ РФ N3073-У от 7 октября 2013 года, в соответствии с которым по одному договору из кассы не может выдаваться более 10 000 рублей (пункты 5 и 6). Такой процесс получения подотчетных средств отнимает у работников много времени, сил и нервов.
Введение корпоративной карты может решить вопросы об оплате таких расходов как:
- командировочные расходы;
- осуществление оплаты коммунальных платежей;
- представительские расходы;
- оплата мобильной связи и интернета;
- расчет с поставщиками товаров и услуг;
- закупка хозяйственных и офисных товаров.
Важно! Можно осуществлять не только электронные платежи, но и снятие наличных средств с корпоративной карты для оплаты хозяйственных и организационных нужд.
Если организация принимает решение ввести в эксплуатацию такой инструмент как корпоративная карта, необходимо определиться с количеством экземпляров и кругом лиц, которым будет выдан пластик.
В качестве эмитента рекомендуется выбирать тот коммерческий банк, с которым предприятие уже сотрудничает. Если у фирмы открыты счета сразу в нескольких финансовых организациях, то предпочтение следует отдать тому банку, который предложит наиболее выгодные условия по обслуживанию корпоративных карт.
После изучения предложенных тарифов по обслуживанию корпоративных карт, необходимо заполнить заявление на выпуск пластика и приложить к нему данные работников, которые будут уполномочены распоряжаться платежным инструментом.
Если средства по карте будут списываться с основного счета организации, то никакие органы об этом информировать не нужно. Если же руководитель организации принимает решение открыть отдельный корпоративный счет, то он должен уведомить об этом налоговиков в течение 7 рабочих дней.
Банки предоставляют большой спектр различных услуг в отношении физических и юридических лиц.
Поэтому, при оформлении карточки для оплаты нужд предприятия, необходимо подобрать оптимальный тарифный пакет. Карточки для юридических лиц могут как дебетовыми, так и кредитными:
- расходы по дебетовой карточке будут списываться с расчетного счета организации;
- кредитка подразумевает наличие кредитного, установленного в индивидуальном порядке лимита, на случай нехватки денег на основном счете.
Важно! Не стоит забывать о том, что оплата кредитной картой за счет ссуженных банком средств, обязует организацию выплачивать банку проценты.
Не стоит паниковать, если на расходной карточке закончились деньги. Об этом необходимо уведомить бухгалтера, руководителя или его зама. Уполномоченные за решением финансовых вопросов сотрудники имеют доступ в личный кабинет организации на портале управляющего банка. Онлайн сервисы позволяют оперативно решать финансовые вопросы любого характера.
Полезно знать! Стоит ли вообще оформлять кредитную карту? Чем отличается от кредита? Плюсы и минусы
В несколько кликов можно осуществить транзакцию средств с корпоративного счета на конкретную корпоративную карту. Если средства закончились на самом счете, то сперва необходимо перевести деньги с основного счета на счет расходный. Таким же образом средства с карточки можно вернут на расчетный счет в банк.
Если по каким-то причинам организация не желает пользоваться онлайн услугами банка-эмитента, запрос на перевод средств со счета на карту и обратно можно сделать в отделении управляющего банка любой сотрудник, уполномоченный распоряжаться расходным инструментом.
Важно! Корпоративной картой ни в коем случае нельзя оплачивать личные нужды. Средства организации предусматривают расходы исключительно на поддержку работы предприятия.
Руководящий состав предприятия заранее обязан донести до сотрудников информацию о правилах использования корпоративных карт. Все пункты должны быть изложены в специальном Положении, которое подписывается всеми ознакомленными с ним лицами. Такое положение может включать:
- список допустимых расходов;
- сроки, установленные для использования корп. карты;
- лимит по каждой отдельной карточке, в соответствии с должностными обязанностями ее обладателя;
- перечень отчетной документации по использованию карты, а также порядок и сроки сдачи их в бухгалтерию;
- обязательная расписка о неразглашении секретной информации, относящийся к корпоративному банковскому счету (какие еще виды банковских счетов существуют? );
- ответственность за несоблюдение пунктов положения.
Именно такой порядок действий руководящего состава регламентирован Трудовым и Налоговым кодексами.
Так как корпоративный счет и соответствующие карты принадлежат предприятию, то и отчет по расходам с данных инструментов предоставляется исключительно руководящему составу. Строгих временных ограничений в подаче отчета тоже нет, если их не установит уполномоченное лицо.
Не смотря на все вышесказанное, бухгалтерия очень строго отслеживает все расходно-приходные операции по корпоративному счету организации, так как сотрудники финансового отдела материально ответственны за хранение и использование активов и пассивов организации.
Прежде всего стоит отметить возможность использования платежной карты за рубежом. Это бесспорное преимущество для тех организаций, которые организуют деловые поездки сотрудников за границу. Способность данной карты автоматически конвертировать валюту исключает необходимость обмена денежных средств, а значит экономит время в командировке.
К ряду других преимуществ можно отнести:
- Сотрудники организации имеют доступ к средствам в любое удобное для них время.
- Обслуживание карты по тарифу обходится дешевле, чем регулярная уплата комиссии за получение денежных средств в банке.
- На один корпоративный счет можно привязать неограниченное количество карт.
- Расходы и доходы по корпоративному счету легко контролировать.
- Возможность снимать с карты наличные средства в любое удобное время.
- Оформление и закрытие пластиковых носителей не занимает много времени.
- Денежные средства на карточном счете находятся под серьезной защитой банковской организации.
- Карта выпускается один раз и перевыпускается банком автоматически каждые 3 года.
Можно сделать выводы, что корпоративные карты – это универсальный инструмент не только для осуществления платежных операций, но и для эффективного контроля за расходами всего предприятия, независимо от количества удаленных филиалов.
— управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
— возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У, расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;
— с помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
— круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;
— возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
— снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
— хорошая альтернатива чековой книжке.
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА — (англ. corporate card) – платежная карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Банк выпускает К.к. в пользу сотрудников юридич. лица, к рые используют их для оплаты командировочных и представительских расходов,… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь
КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА — банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица … Словарь понятий и терминов, сформулированных в нормативных документах российского законодательства
Универсальная электронная карта — (УЭК) пластиковая карта, сочетающая в себе документ, удостоверяющий личность, полис обязательного медицинского страхования, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, платежную банковскую карту.[1] Информационное… … Википедия
КРЕДИТНАЯ КАРТА — (англ. credit card) именной платежно расчетный документ в виде персонифицированной пластиковой пластинки, выдаваемый банком эмитентом своим вкладчикам для безналичной оплаты, приобретения ими в кредит товаров и услуг в розничной торговой сети,… … Экономический словарь
ПЛАТЕЖНЫЕ КАРТЫ — инструмент безналичных расчетов, применяемый для идентификации владельцев карт в момент совершения операции и для оформления расчетных документов, определяемых законодательством и правилами работы карточных платежных систем. П.к. – одно из… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь
Visa Purchasing — – корпоративная карта платежной системы Visa. В России не выпускается, чаще всего используется в США. Предлагается банками с 1994 года. Карточка предназначена для сокращения затрат и бумажной работы в организациях, а именно для небольших закупок… … Банковская энциклопедия
Расчетно-кассовое обслуживание юрлиц Банка-Т — Банк Т осуществляет открытие счетов юридических лиц бесплатно. Необходимо учитывать, что при открытии потребуются копии учредительных документов и карточка с образцами подписей и оттиска печати. Если предоставить этот комплект неподготовленным у… … Банковская энциклопедия
Германия — (Deutschland) Государство Германия, история и развитие Германии, политическое и экономическое устройство Информация о государстве Германия, история возникновения и развития Германии, политическое и экономическое устройство Содержание… … Энциклопедия инвестора
Siemens — У этого термина существуют и другие значения, см. Сименс. Siemens AG … Википедия
K — Кадастровая стоимость (Cadastre value) Кадастровый учет, кадастр (Cadastre) Кадастровый номер земельного участка (Cadastre number of a plot of land) Кадровый резерв (Personnel reserve) Кадры (Personnel) Казенное предприятие (state owned unitary… … Экономико-математический словарь
Раньше многие предприятия различные расчеты производили с помощью чековой книги. На сегодняшний день для легкого и быстрого осуществления расходов, связанных с функционированием и хозяйственной деятельностью, предлагается корпоративная кредитная карта для юридических лиц.
Корпоративная кредитная банковская карта – это продукт, с помощью которого можно контролировать процессы производимых финансовых затрат. Она прикрепляется к основному счету юридического лица и дает возможность оплачивать всевозможные расходы, в число которых входят накладные, транспортные и командировочные. Но ее нельзя использовать для совершения перечислений зарплаты сотрудникам и социальные взносы. Ниже рассмотрим подробно, для чего она нужна, и в чем заключается ее преимущество.
Оформив банковскую корпоративную карту, юридическому лицу предоставляются следующие возможности:
- Больше не нужно тратить время на поездки в банк для снятия денег, и средства на оплату доставки и их хранение.
- Снижается риск ситуаций с пропажей или потерей денег. В случае утери корпоративного пластика, ее можно заблокировать и тогда ей никто не сможет воспользоваться.
- Появляется больше возможностей контролировать подотчетные денежные средства. Благодаря функции sms-информирования можно в любой момент узнать детально на что были потрачены средства. В банке могут предоставить специальную выписку с расходами за определенный срок.
- Больше не нужно лично конвертировать национальную валюту в иностранную. Этот процесс производится банком автоматически. В какой стране бы хозяин карты не находился, расчеты там будут проводиться по местной валюте автоматически. К тому же не нужно декларировать большие суммы при пересечении границ с другими государствами.
- Деньги доступны в любое время дня и ночи, к тому же всегда есть возможность уменьшить или увеличить лимит карты.
- Карту каждого сотрудника можно прикрепить к одному счету, на котором будет установлен один лимит для всех или разный для каждых групп.
- Можно оплачивать расходы в размере больше 100 тыс. руб. единым платежом. В то время как при оплате наличными средствами федеральное законодательство это не предусматривает.
- В любое время можно оплатить товар в интернет-магазине.
Многие российские банки во время оформления корпоративных карт могут предоставить льготу, бонусы, скидки или преференцию.
Во время оформления карты для юридического лица необходимо выполнение таких действий:
- Предоставление списка людей, работающих в компании, для которых будет доступна корпоративная карта. Каждый из них должен написать заявление и приложить свою доверенность, выданную фирмой.
- Заключение соответствующего договора с банком.
- Открытие карточного расчетного счета (для этого нужно предоставить согласно установленному списку бумаги).
- Уведомление налоговых органов не более чем через неделю после того, как договор с банком будет подписан (при невыполнении этого пункта будет начислен штраф). Эта же процедура должна быть повторена после того, как счет закроется.
Плата за пользование корпоративной картой на год в банках страны составляет в среднем 1000 – 1500 руб. Сколько можно карт прикрепить к одному счету каждое учреждение решает по-своему. Некоторые вообще не предусматривают лимит. Многие банки могут устанавливать неснижаемую сумму, которая всегда должна оставаться на счету для этой карты. Она может варьироваться от 3 до 10 тыс. руб.
Если сотруднику нужно срочно выдать средства на командировку или хозяйственную нужду, то чтобы оперативно положить деньги на корпоративную карту можно использовать сервис “Клиент-банк”. Расплачиваться ей не только выгодно, но и модно, так как ее наличие будет указывать на благополучие и стабильность в компании. При этом сохраняется личное время, которое раньше было использовано на нахождение в очереди для снятия или оплаты денег через кассу. С помощью карточки все расчеты проводятся автоматически.
Для чего нужна корпоративная кредитная карта? С ее помощью можно проводить следующие виды оплат:
- Рассчитываться с поставщиками за полученный товар.
- Выделять деньги на командировку (оплату гостиницы, делового ужина, билетов на самолет, поезд, аренду авто).
- Оплачивать предоставляемую услугу, имеющую прямое отношение к основной деятельности предприятия.
- Приобретать канцелярские предметы, программное обеспечение, материалы для обучения, оборудование для офиса.
- Оплачивать курьерские, почтовые и другие службы.
- Выделять средства на оплату топливных расходов.
- Остальные виды затрат на хозяйственную деятельность.
Нужно отметить, что все затраты, которые осуществлялись с помощью корпоративной банковской карты, прилагаются в налоговый учет, только если они имеют официальное подтверждение, виды которого указаны в Налоговом Кодексе.
Запрещается снимать денежные средства для выплаты заработной платы сотрудникам и социальных нужд. Процедура снятия денег доступна в любом отделении банка или банкомате в стране проживания или за рубежом. При этом будет изыматься определенная комиссия с общей суммы снятие денежных средств. Это будет происходить путем списания со счета в банке денег и комиссии одновременно. При этом сотрудник банка должен предоставить бумагу, которая подтверждает все действия.
В процессе оформления пластиковой карты, на ней указывают информацию о пользователе и фирме, сотрудником которой он является. Для правильного совершения всех операций необходимо изучить информацию как пользоваться подобным платежным инструментом:
- Деньги, которые находятся на корпоративной карте являются собственностью предприятия, а не ее пользователя.
- Прежде чем использовать пластик для определенных нужд, необходимо положить деньги на счет компании, указав при этом номер карты, на которую должны поступить средства и предназначение (например, покупка канцелярии, расчеты с поставщиками, оплата командировки и т.д.).
- Совершение расчетных операций может осуществляться как по безналичному расчету, так и наличными средствами (их нужно снять предварительно).
- Чтобы подтвердить правомерность затрат, сотрудник должен предоставлять бухгалтерии подтверждающие бумаги, в виде чека с терминала, после снятия денег и чека, выданного после оплаты товаров.
Разобравшись в корпоративной карте, выяснив, что это такое, можно приступать к ее оформлению. При соблюдении всех правил пользования, директор предприятия и его сотрудники смогут удостовериться лично в удобстве этого платежного инструмента. После определения для каких нужд она приобретается, можно подобрать индивидуальный лимит и тариф для нее. С помощью этой карты можно значительно сэкономить денежные средства и облегчить работу бухгалтерии.