Как формируется кредитное дело

Ведение и хранение кредитного дела

На каждый кредитный договор заводится кредитное дело, которому присваивается номер, соответствующий номеру кредитного договора.

Кредитный инспектор по обслуживанию обеспечивает сохранность кредитного дела, своевременное пополнение кредитного дела необходимой информацией, отражение всех операций по обслуживанию кредита. Информация может быть представлена в любой форме, в том числе на электронных и бумажных носителях.

Кредитное дело должно храниться в кредитном отделе в сейфе или закрывающемся шкафу. Оно должно быть доступно для ограниченного круга сотрудников (кредитного инспектора по обслуживанию, начальника отдела ипотечного кредитования, работника ревизионного подразделения и др,). В кредитном отделе обычно содержится книга учета кредитных дел, в которой отражаются все перемещения кредитных дел. Кредитное дело может быть передано другому сотруднику банка на основании служебной записки, подписанной начальником отдела ипотечного кредитования. При выполнении заемщиком всех обязательств по кредиту кредитный инспектор по обслуживанию подготавливает кредитное дело для сдачи на хранение в архив банка. Для этого составляется окончательный перечень документов, содержащихся в кредитном деле, осуществляется сквозная нумерация страниц всех документов. Кредитное дело передается в архив на основании акта сдачи-приемки.

Структура и содержание кредитного дела могут быть следующими.

лист предварительной квалификации заемщика;
заявление-анкета на жилищный ипотечный кредит со всеми необходимыми приложениями;
документы, подтверждающие информацию о заемщике;
запрос по месту работы;
запрос в банк;
отчет о результатах андеррайтинга;
отчет об оценке предмета ипотеки;
выписка из решения кредитного комитета о предоставлении ипотечного кредита;
кредитный договор (все экземпляры банка) и информационные расчеты к нему;
договоры купли-продажи и об ипотеке квартиры;
свидетельство о государственной регистрации ипотеки;
выписка из реестра обременений;
заверенная банком копия акта приема-сдачи квартиры;
заверенные банком копии финансовых документов, подтверждающих исполнение обязательств покупателем-заемщиком цо договору купли-продажи жилого помещения (подтверждение целевого использования кредитных средств);
финансовые документы, подтверждающие фактическое предоставление кредита заемщику;
заверенная банком копия заявления на страхование;
заверенные банком копии действующих страховых полисов (договоров) по страхованию предмета ипотеки, страхованию жизни и трудоспособности заемщика, страхованию титула собственности собственника жилого помещения и финансовых документов, подтверждающих оплату заемщиком страховых премий;
дополнительные соглашения к кредитному договору.

Раздел 2. Документы, отражающие процесс обслуживания кредита:

1) прием платежей по кредиту:

информационный расчет ежемесячных платежей по кредиту;
сводная информация о фактически внесенных платежах по кредиту;
копии платежных документов;
копии распоряжений для бухгалтерии о приеме платежей и осуществлении соответствующих проводок;
копия справки о сверке остатков по счетам заемщика на начало года;
выписка из бухгалтерии по ссудному счету при завершении погашения кредита;
распоряжение для бухгалтерии о закрытии ссудного счета при полном погашении кредита и уплате процентов за пользование кредитом;
копия соглашения между банком и заемщиком о завершении исполнения заемщиком всех обязательств по кредитному договору;
копия заявления, подписанного заемщиком и кредитным инспектором, о погашении регистрационной записи об ипотеке; справка о завершении кредитного дела;
копии извещений заемщику с информацией о пересмотре процентной ставки;

2) проверка состояния заложенного имущества:

отчеты об инспекционной проверке заложенного имущества;
документы, подтверждающие оплату налога на имущество, коммунальных и иных платежей;

3) проверка страхового обеспечения кредита:

документы, свидетельствующие о продлении договоров страхования;
документы, подтверждающие уплату страховых премий;

4) информация о заемщике, собираемая в процессе обслуживания кредита:

справки о доходах и копии налоговых деклараций заемщика в течение кредитного срока;
информация об изменениях, связанных с кредитом;
о регистрации в заложенной квартире других жильцов, о заключении, изменении или расторжении заемщиком брачного договора, изменении места жительства заемщика, состава его семьи, места работы, фамилии, а также другая информация об обстоятельствах, способных повлиять на выполнение обязательств по кредитному договору.

Раздел 3. Документы, отражающие досрочное погашение кредита:

заявление-обязательство от заемщика о досрочном полном или частичном исполнении кредитного обязательства;
копии служебных записок, решений кредитного комитета, распоряжений, связанных с досрочным выполнением обязательств по кредитному договору;
перерасчет суммы платежа исходя из нового остатка ссудной задолженности;
заявление от заемщика (по его желанию) с просьбой не перерассчитывать размер ежемесячного платежа при частичном досрочном погашении кредита;
дополнительное соглашение между банком и заемщиком об изменении срока кредитного договора при частичном досрочном погашении кредита.

Раздел 4. Документы, отражающие работу с проблемными кредит:

копии служебных записок кредитного инспектора о нарушении заемщиком сроков внесения платежей по кредиту;
копии требований банка о досрочном выполнении кредитных обязательств при существенных нарушениях обязательств по кредитному договору;
план мероприятий при возникновении у заемщика временных трудностей при погашении кредита;
копии распоряжений для бухгалтерии об оформлении просрочки платежей;
решения кредитного комитета по вопросам проблемных кредитов;
документы, оформляющие принятые банком варианты мер при возникновении у заемщика временных трудностей при погашении кредита.

Раздел 5. Документы, связанные с процессом судебного обращения искания на заложенное жилое помещение:

нотариально заверенное соглашение о внесудебной процедуре обращения взыскания;
копии служебных записок о необходимости судебного обращения взыскания;
решение кредитного комитета о необходимости судебного обращения взыскания документы, оформляющие процедуру судебного обращения взыскания.

Раздел 6. Документы, связанные с закрытием кредитного договора:

заявление заемщика на закрытие ссудного счета;
распоряжения о закрытии ссудного счета, на списание резерва, на списание залога с внебалансового счета и др.;
заявление, подписанное заемщиком и начальником отдела ипотечного кредитования, о погашении регистрационной записи об ипотеке в ЕГРП;
справка о завершении кредитного дела по установленной банком форме.

По каждому договору, заключённому с заёмщиком, сотрудник кредитующего подразделения формирует и ведёт кредитное дело (досье), которое должно содержать:

1. Полный пакет документов, послуживший основанием для предоставления кредита, в том числе комплект правоустанавливающих документов заёмщика, поручителя, залогодателя (включая необходимые для привлечения кредита и оформления обеспечения решения коллегиальных органов), финансовая отчётность заёмщика, поручителя, залогодателя, сведения об оборотах по счетам заёмщика, поручителя, бизнес-план и технико-экономическое оборудование кредита, а также иные документы (состав пакета документов, может быть изменён и дополнен в зависимости от вида предоставленного кредита);

2. Заключения подразделений безопасности, а также (при необходимости) подразделения рисков и других подразделений, участвующих в подготовке кредитной сделки;

3. Заключение кредитующего подразделения для рассмотрения кредитным комитетом банка;

4. Решение кредитного комитета;

5. Кредитную документацию;

6. Распоряжение подразделению учёта кредитных операций о резервировании номера ссудного счёта заёмщику;

7. Распоряжения подразделению сопровождения кредитных операций о зачислении кредитных средств на расчетный (текущий валютный, корреспондентский) счёт заёмщика;

8. Копии платёжных поручений заёмщика на зачисление средств кредита со ссудного на его расчётный (текущий валютный, корреспондентский) счёт, копии платёжных поручений банка на перечисление кредита на счета заёмщика с отметкой банка об исполнении;

9. Копии платежных поручений заёмщика на перечисление средств кредита с его расчётного (текущего валютного счёта, корреспондентского) с отметкой банка об исполнении;

10. Копии документов, подтверждающих целевое использование кредита (договоры (контракты), акты сверки взаиморасчётов, счета (либо заменяющие его документы) на оплату работ, товаров и услуг (при авансовых расчётах), акты выполненных работ, накладные, отчёты агента или комиссионера и иные документы в зависимости от условий контрактов);

11. Копии кредитуемых внешнеторговых контрактов и открытых в банке паспортов сделок по ним;

12. Переписку с заёмщиком, в том числе уведомления банка о предстоящих платежах по кредиту с расчётом суммы обязательств к погашению;

13. Переписку с другими подразделениями банка (и при необходимости с третьими лицами) в части заключения и сопровождения кредитного договора с заёмщиком;

14. Выписки по ссудному счёту, из счетам доходов, счетам учёта неиспользованных кредитных линий, счетам учёта обеспечения, счетам учёта просроченной задолженности — за весь период действия кредитного договора;

15. Профессиональное суждение об уровне кредитного риска и карточку учёта резерва на возможные потери по ссуде, заполняется ежемесячно по мере создания банком резерва на возможные потери по ссудам;

16. Карточку финансового состояния заёмщика, заполняется ежеквартально на основании анализа предоставляемой бухгалтерской и финансовой отчётности;

17. Карточку состояния предмета залога с приложением соответствующих актов проверки залога; заполняется ежемесячно, ежеквартально или не реже одного раза в полгода (в зависимости от периодичности осуществления проверок предмета залога);

18. Карточку мониторинга наличия признаков проблемной задолженности, заполняется ежемесячно;

19. Публикации и информационные сообщения средств массовой информации (СМИ), касающиеся изменений структуры собственности заёмщика, его финансовое состояния, получения заказов, состояния рынка и тому подобное;

20. Опись документов кредитного дела.

При необходимости кредитное дело может содержать и другие документы, относящиеся кредитного договора.

В период сопровождения кредитного договора новые документы подшиваются в кредитное дело по соответствующим рубрикам в хронологическом порядке.

По факту закрытия кредитного договора оригиналы кредитной документации возвращаются кредитующему подразделению и помещаются в кредитное досье. Кредитное дело направляется в архив сотрудником кредитующего подразделения через шесть месяцев после окончательного погашения заёмщиком (и, или третьими лицами) всех обязательств по кредитному договору.

Все документы, относящиеся к кредитной сделке, комплектуются и хранятся в кредитном деле, которое должно быть прошито и пронумеровано. Кредитное дело оформляется и ведется кредитным работником, ответственным за данный кредит. При этом на каждый кредитный договор ( договор о предоставлении кредитной линии) заводится отдельное кредитное дело. Изъятие документов из дела не допускается. Кредитные дела должны храниться в закрывающемся помещении кредитного отдела в закрывающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность и недоступность для просмотра лиц, не уполномоченных на ведение кредитных операций.
Правом доступа и работы с кредитным делом наделен строго очерченный круг лиц:
— Председатель Правления банка;
— Заместитель Председателя Правления банка;
— Главный бухгалтер и\или его заместители;
— сотрудники кредитного отдела;
— сотрудники Службы внутреннего контроля ;
— сотрудники Юридического отдела Банка;
— Начальник Отдела безопасности.
На первом листе кредитного дела указывается наименование организации, номер и дата заключенного кредитного договора ( договора о предоставлении кредитной линии) и номер ссудного счета. Комплектация кредитного дела:
— сведения о заемщике;
— юридические документы;
— доверенность (если договора подписывались доверенным представителем заемщика, залогодателя, поручителя);
— бухгалтерская отчетность;
— технико-экономическое обоснование использования кредита;
— заявление на выдачу кредита;
— кредитный договор;
— договора и документы, относящиеся к обеспечению кредита;
— документы, составленные кредитным отделом и сотрудниками обеспечивающих служб анализа;
— выписки из решений Кредитного комитета;
— документы, подтверждающие перечисление кредитных средств;
— документы, подтверждающие погашение кредита.
Все документы подшиваются в хронологическом порядке.
Каждое дело должно иметь опись документов, содержащихся в этом деле.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: