Специалистам по управлению документами известны действующие в настоящее время:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 ;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 ;
- Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденных постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Отметим, что Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный совместным приказом Федерального архивного агентства и ЦБ РФ, отозван с регистрации в Минюсте России.
На сегодняшний день сроки хранения для документов кредитных организаций, не упомянутых в Перечнях и Положении, устанавливаются иными законодательными актами РФ.
Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);
- а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.
Необходимо отметить, что несколько лет назад Ассоциацией российских банков совместно с Росархивом проводилась огромная работа по разработке специализированного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, но она так и не была завершена. То есть проект перечня так и умер в недрах Росархива. Поэтому единого мнения о сроках хранения документов кредитных организаций не существует.
Рассмотрим сроки хранения договоров вклада физических лиц, установленные новым перечнем:
Мы видим, что для данного типа документов установлен срок хранения 5 лет после выполнения определенных условий (см. примечания для статей 337 и 340 Перечня).
Необходимо также знать, что Гражданским кодексом РФ не установлен срок исковой давности по договорам банковского вклада.
Как видно из приведенных документов, однозначного ответа на вопрос читателя нет.
Обращаясь к своему личному опыту, могу сказать, что при выделении к уничтожению документов, связанных с финансовой деятельностью физических лиц, необходимо проводить тщательную экспертизу ценности: оценивать сумму вклада, условия вклада, а также личность вкладчика.
Был случай, когда вкладчик обратился в банк за возвратом вклада через 10 лет после его закрытия. А о выданной в свое время доверенности на имя другого лица он и забыл. Если бы документы были своевременно уничтожены (в соответствии с установленными сроками хранения – 5 лет), то банку пришлось бы выплатить вкладчику кругленькую сумму: сумму вклада + значительно выросший процент.
Так же внимательно нужно относиться и к кредитным досье, так как встречаются прецеденты, когда они используются как доказательство в суде при разделе имущества, приобретении квартиры и при получении наследства.
Поэтому я считаю, что установленный в Перечне срок хранения продолжительностью 5 лет не актуален. И по решению экспертной комиссии кредитной организации он должен быть изменен в сторону увеличения.
И обязательно при разработке номенклатуры дел получите консультацию (желательно в письменной форме) юристов вашей кредитной организации. В таком важном вопросе ответственность за установление сроков хранения должна быть возложена на руководство кредитной организации, а не на архивариуса. При этом желательно учесть все возможные риски.
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:
- банковские выписки;
- платежные поручения;
- банковские ордера;
- банковские извещения;
- требования о переводе и др.
Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
Наименование документа
Срок
Пункт Перечня*
Годовая бухгалтерская отчетность
Квартальная бухгалтерская отчетность
5 лет. При отсутствии годовых — постоянно
Месячная бухгалтерская отчетность
1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
2) полугодовые, квартальные
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского учета
5 лет — при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)
5 лет — при условии проведения проверки
Счета-фактур, декларации, расчеты
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет после замены новыми
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)
5 лет — при условии проведения проверки
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Книги, журналы, карточки учета основных средств
5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
5 лет — при условии проведения проверки
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц
- приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
- письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
- акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
- личные карточки формы Т-2;
- табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.
Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.
Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.
Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:
- наименование документов
- количество документов
- период их составления
- срок хранения
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.
Документы можно уничтожить следующими способами:
- самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
- с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику
За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.
За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.
В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).
За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.