Советы, которые помогают снизить дебиторскую задолженность
- Еженедельно отслеживайте должников при помощи программного обеспечения. Благо, что в настоящее время разработаны компьютерные программы, формирующие отчеты в считанные секунды. Это позволяет систематически наблюдать за финансовой ситуацией.
- Чем раньше выставлять счета, тем скорее поступят деньги. Кроме того, клиенту желательно напоминать о сроках платежей. Например, приложите к фактуре уважительное письмо об этом, а можно добавить эту информацию на листе счета внизу, выделив ее жирным шрифтом. Мысль о том, чтобы заплатить вовремя, должна надежно закрепиться в памяти дебитора.
Зачем нужен аудит долгов?
При правильном управлении эффективно срабатывает постоянное наблюдение за долгами. Большинство клиентов, как правило, платят своевременно. Кроме того, желательно делать проверку состояния счетов, проводя аудит дебиторской и кредиторской задолженности. По его результатам выявляются слабые и сильные стороны деятельности фирмы, а также предлагаются соответствующие меры, направленные на улучшение ее финансового состояния. Основные шаги аудиторской проверки следующие:
- Изучение учредительных документов, учетной политики организации.
- Анализ первичной документации, увязка финансовой документации с условиями договоров и расценок, действующих на тот момент.
- Оценка расчетных документов, сравнение с отчетными формами.
- Определение достоверности данных в бухгалтерском балансе и его приложениях.
- Разработка рекомендаций.
В принципе, область работы с дебиторской и кредиторской задолженностью требует лишь отлаженной системы организации и контроля. Устанавливайте свои правила, а затем следуйте им.
Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.
Дебиторская задолженность классифицируется:
- по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
- по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100%. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда есть возможность перекрыть их путем взаимозачета.
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, поставки) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик сделает ему отгрузку), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой, это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных факторов.
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
О том, какие способы погашения долга возможны, узнайте от эксперта:
Будьте в курсе важных изменений, разбирайтесь с актуальными темами вместе с экспертами Контур.Школы
Физическое лицо или субъект хозяйствования, у которого есть долги перед организацией, называют дебитором. Это понятие применимо не только для оформления товаров в кредит и рассрочку. Задолженность является активом предприятия до полного погашения. Затем она переходит в наличные финансы, средства на расчетных счетах.
- Дебитор – частное лицо, организация, имеющая долг по договору.
- Дебиторская задолженность – сумма долга, причитающаяся организации к возмещению.
- Кредитор – сторона, требующая возмещения долговых обязательств, определенных в письменном соглашении с дебитором.
- Договор – письменное соглашение о принятых обязательствах с исполнением в определенный период и на конкретных условиях.
Договорные обязательства, заключенные между дебитором и кредитором, на условиях платности и возвратности подлежат исполнению в конкретный срок. В качестве дебиторов может выступать группа лиц. Должники не могут самостоятельно изменить параметры соглашения, отказаться от выполнения, если это не оформлено в договоре.
В случае выполнения договорного соглашения должником, кредитор обязан его принять. Если должник уклоняется от принятых обязательств, кредитор имеет право обращаться в судебные организации для принудительного исполнения.
Переуступка требований третьему лицу допускается только кредитором. Без определения данного термина в договоре, должник самостоятельно перевести долг на третье лицо не имеет право.
По видам образования различают:
- За реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
- По переплате в бюджет и внебюджетные фонды.
- Задолженность за хозяйственные и командировочные расходы.
- Авансы полученные.
- Задолженность структурных подразделений.
- Векселя предъявленные.
Дебиторкой также признаются начисленные комиссионные вознаграждения, арендные платежи. Глубокий анализ структуры дебиторов и дебиторской задолженности позволяет своевременно принимать меры для устранения и недопущения просроченных долгов.
Дебиторскую задолженность подразделяют на краткосрочную (до 1 года) и долгосрочную. По исполнению обязательств классифицируют на:
- Нормальную – срок оплаты по договорным обязательствам не наступил.
- Просроченную – в заданный обязательством срок платежи не поступили. Наличие такой задолженности негативно сказывается на финансовом состоянии предприятия. Для исполнения собственных производственных процессов необходимо будет привлечение заемных средств.
- Сомнительную – у кредитора есть сомнения в возврате просроченной задолженности, дебитор скрывается от судебных решений. На успешное погашение влияет оперативность структурного анализа, своевременность принятия решения для скорого устранения долгов. При взыскании сомнительной задолженности большую роль играет профессионализм лиц, осуществляющих решение данной проблемы.
- Безнадежную – невозможность взыскания в связи с ликвидацией или банкротством дебитора. Из названия понятно, что время безнадежно упущено. Можно попытаться принять еще какие–либо меры, обращенные на имущество должника. Но шансы приравнены к нулю, финансовые вложения не окупятся.
Для резидентов Республики Беларусь срок предъявления требований по взысканию равен 3 годам, для иностранных организаций – 4 года.
Своевременный возврат долгов дебиторов повышает эффективность производства, управление задолженностью должно свести к минимуму риск невозвратных обязательств.
Благодаря решению проблем учета задолженности, анализу видов и классификации дебиторов, при четком соблюдении договорных обязательств можно предвидеть и своевременно принять меры, способствующие успешному завершению договорных отношений.
Нормальная дебиторская задолженность – это актив предприятия, приток финансовых средств на расчетные счета. Высокая оборачиваемость необходима для стабильной работы и процветания организации. Разработка планирования успешных бизнес–процесса состоит в том, чтобы найти оптимальную грань между задолженностью и сроками ее исполнения.