Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 16.05.2018 № Ф03-1717/2018 по делу № А59-2167/2017
По договору займа одна сторона передает другой сумму денег, которую заемщик должен вернуть в определенный срок (ст. 807 ГК РФ). Поэтому при возникновении различных споров ключевым является вопрос о том, сколько именно денег было передано по договору. Очевидно, что при безналичных расчетах передача денег может быть подтверждена третьим лицом – банком. А как быть при наличных расчетах?
Ответ на этот вопрос находим в постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 16.05.2018 № Ф03-1717/2018 по делу № А59-2167/2017. В нем судьи дали оценку различным расходным кассовым ордерам на предмет того, могут они подтверждать передачу денег по договору займа или нет.
По мнению судей, передачу денег в долг могут подтверждать РКО, в которых в качестве получателя указано физлицо-руководитель организации-заемщика, а в качестве основания выдачи приведена ссылка на договор займа. Также допустимым будет оформление РКО на физлицо с указанием соответствующего юрлица, но без должности (Иванову И.И., ООО «Ромашка») и с указанием в качестве основания «по договору займа».
РКО, в которых есть данные о передаче денег физлицу без отметки о том, что он действует как единоличный исполнительный орган юрлица-заемщика, недопустимы. Также недопустимым суд признал РКО, в котором часть текста дописана от руки без заверения соответствующего изменения подписью и печатью. По мнению суда, при дополнении вручную машинописного текста в первичном учетном документе следует указать дату такого дополнения и лицо, которое его внесло (т.е. оформлять дополнение как изменение в порядке, предусмотренном п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.
Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:
при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
Расходный кассовый ордер оформляет:
бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;
руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.
Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.
Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.
При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:
После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.
Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.
После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.
Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.
После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.
При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).
При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.
При этом следует придерживаться следующего порядка:
РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.
Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.
И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.
Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.
Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.
В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.
Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.
Буквально на днях Президиум Верховного суда РФ утвердил обзор судебной практики ВС РФ за последний квартал уходящего года.
Итак, практикой в частности обозревается рассмотрение споров, вытекающих из договорных правоотношений.
Конкретно констатировано, что заключение договора займа и его условия могут быть подтверждены расходными кассовыми ордерами, удостоверяющими факт передачи заимодавцами конкретных денежных сумм.
На самом деле, несоблюдение установленной формы расходного ордера влечет как следствие невозможность подтверждения таковым операции в целях бухучета, однако, в то же время, не опровергает факт получения заемщиком денежных средств.
Так, лицо посредством обращения в суд намеревалось взыскать с заемщика одолженные последнему денежные средства и соответствующие проценты. Как раз расходные кассовые ордера подтверждали состоявшийся когда-то факт передачи денежных средств.
Надо сказать, что требование о возврате одолженных денежных средств неоднократно направлялось в адрес заемщика.
Однако Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда РФ отменила решения нижестоящих судов и передала дело на новое рассмотрение в суде первой инстанции.
ВС пояснил, что нижестоящие судебные инстанции, принимая решение по данному делу, исходили из следующего: между сторонами не был заключен договор в установленной законом форме, и расходные ордера также не соответствуют форме (что якобы не позволяет истцу утверждать о передаче упомянутых денежных средств).
Но важно помнить, что договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по существенным условиям договора.
Также не следует забывать о том, что, согласно ГК РФ, если в соответствии с законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества.
Известно, что договор займа считается заключенным с момента передачи денег (или других единиц материальных благ). Законом установлено, что подтверждением передачи благ по договору займа может являться даже такой документ как расписка и ему подобные документы.
То есть, копии расходных ордеров вполне могут являться доказательством исполнения стороной-истцом обязательств по договору займа. То есть, расходный ордер – прямое доказательства наличия между сторонами гражданско-правовых отношений.