Вопрос: Надо ли приходовать денежные средства в кассу предприятия для выдачи займа сотруднику? Или можно выдать наличными денежными средствами с расчётного счёта?
Ответ: Займ может выть выдан из кассы организации, но с соблюдением следующих условий: для выдачи займа следует использовать только наличные, поступившие в кассу с расчетного счета ( п. 3 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У). То есть, если организация хочет использовать для выдачи займа наличную выручку от продажи товаров (работ, услуг), то сначала надо ее сдать в банк, а затем снять требуемую сумму с расчетного счета.
Организации применяют счет 50 Касса, если они в своей деятельности используют наличные денежные средства. Счет является важнейшим, если выручка организации наличная (торгово-сервисные предприятия).
Если на предприятии нет наличной выручки, счет 50 Касса также используется при взаиморасчетах наличными. Например, зарплата сотрудникам перечисляется не на карты, а выдается наличными, подотчетные средства выдаются на руки, наличными выдаются займы, дивиденды и прочее.
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций согласно Приказу от 31 октября 2000 г. N 94н
Наличные денежные средства юридических лиц должны храниться в кассе предприятий и организаций. Их величина не может превышать установленного лимита. Организацией приема денежных средств занимается кассир. Часто должность кассира объединяется с должностью бухгалтера. В малых компаниях, у ИП, бухгалтерский учет может вести владелец фирмы, поэтому ему важно знать, каким образом правильно оприходовать поступившие наличные деньги.
Должностное лицо, отвечающее за ведение кассовых операций в компании, является материально ответственным, поэтому к работе он сможет приступить только после подписания соответствующего договора. Он назначается на должность приказом уполномоченного лица или обязанности бухгалтера/кассира возлагаются на руководителя компании.
Документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Постановление Госкомстата РФ N 88 от 18.08.1998. В нем определены формы документов по учету кассовых операций. Требования по заполнению и применению.
Важно: Храниться в кассе могут только деньги в пределах лимита. Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается компанией по согласованию с банком в зависимости от рода деятельности предприятия, его среднедневной наличной выручки и т. д. Превышение лимита может грозить штрафами.
Наличные деньги в сумме, превышающей лимит, должны быть сданы в обслуживающую кредитную организацию.
Согласно Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, при упрощенном порядке кассовых операций, который распространяется на предпринимателей и малый бизнес, лимит денег в кассе не устанавливается.
Отражение приходных кассовых операций в бухучете:
- Сч. 51 – расчетный счет;
- Сч. 62 – оприходование выручки;
- Сч. 71 – от подотчетных лиц;
- Сч. 66 – поступление краткосрочного займа и т. д.
Документом, на основании которого в кассу приходуются наличные, является приходный кассовый ордер (ПКО). Он должен быть пронумерован в соответствии с количеством операций с начала года. Доказательством факта совершения операции является квитанция к ПКО. Она выдается человеку, который фактически внес деньги в кассу.
Полезно знать: Указанием ЦБ разрешено не составлять ПКО ИП, ведущим определенные виды хозяйственной деятельности.
Порядок действий при совершении операции:
- Заполнить ПКО.
- Зарегистрировать его в журнале кассовых операций.
- Если кассиром является другое лицо, он обязан проверить документ, сверить подписи на нем в соответствии с образцами подписей.
- Принимая наличность, кассир должен убедиться, что вноситель может следить за его действиями.
- После пересчета денежных средств, уполномоченное лицо (кассир) расписывается на ПКО, проставляется дата операции. В случае обнаружения недостатка фактических денежных средств и отказа вносителя довнести деньги, ПКО должен быть перечеркнут и передан вышестоящему должностному лицу для переоформления на фактическую сумму внесения.
- Квитанция об оплате передается вносителю денежных средств с подписью и штампом.
- Если документ оформляется в электронном виде, квитанция может быть направлена вносителю по его просьбе на электронную почту.
- Бухгалтер делает соответствующие проводки.
После завершения работы, в конце дня, кассир обязан свести остаток денежных средств по кассовой книге и сверить его с фактической суммой наличных, оприходованных в кассе. Все расхождения должны быть устранены в день их образования. После выверки кассир заверяет записи подписью. Далее все записи проверяются главным бухгалтером (руководителем) и также ставиться их подпись.
Документы могут быть заполнены бумажном носителе вручную или посредством электронного документооборота. Наличие исправлений не допускается. Обязанность организации хранения документов, лежит на руководителе.