24.06.2015 22:18
Рейтинг: (0.00)(0 голосов)
Как обнулить накопленный подотчет директора
Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документы для подтверждения таких затрат директор не сдает. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой инспекции и фондов.
Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет директора, чтобы он вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы, чего можно добиться не всегда. Тогда пригодятся другие способы. Мы приведем два трудоемких, но безопасных варианта и один наиболее рискованный , но упрощенный по форме воплощения.
1. Переоформить долг по подотчету в заем.
Не нужно платить взносы и НДФЛ. Долг останется, просто компания отложит срок его возврата. Придется оформить договор займа.
2. Выдать материальную помощь или денежный подарок.
Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи до 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы. Взносы вообще начислять не нужно. В расходах подарки и денежную помощь учесть нельзя. Нужно заявление директора, приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка).
3. Арендовать имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование
Не нужно платить взносы, а если компания выплачивает компенсацию, то также не потребуется удерживать НДФЛ. На проверке надо будет доказать, что компания действительно использует имущество директора в производственной деятельности. Нужен договор аренды или соглашение и приказ о выплате компенсации за использование имущества директора.
НАЛОГОВЫЕ РИСКИ
1.Прежде всего накопившийся подотчет проверяющие могут посчитать доходом директора. Тогда налоговики начислят с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, руководитель взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). Кроме того, инспекторы доначислят пени и штрафы.
Хотя доначисления можно попробовать оспорить на том основании, что невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012.
2.Если компания продолжает выдавать деньги под отчет при наличии задолженности по ранее выданным суммам, инспекторы могут взыскать штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Новый порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Формально санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут посчитать, что компания оформляет подотчет, только чтобы деньги в кассе не превышали лимит. То есть нарушает кассовые правила.
Сравниваем разные варианты
Способ № 1.
Переоформить долг по подотчету в заем. Данным способом могут воспользоваться любые компании. Однако переоформление подотчета в беспроцентный заем полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь отложить ее решение. Ведь директор должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.
Еще один минус. При беспроцентном займе появится доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.
Конечно, можно оформить процентный заем. Причем установить такой размер процентов, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.
Что касается формы расчетов, безопасный вариант — это перечислить заем директору в безналичной форме. Затем директор оплатит этими деньгами подотчетный долг.
Минусы:
Этот способ подходит компаниям, которые готовы спорить с налоговиками. Личные расходы директора можно отразить в учете как затраты компании. Например, на мебель, электронику, автомобили. Конечно, если руководитель передаст документы на покупку, а машину оформит на организацию.
Но налоговики на выездной проверке наверняка потребуют предъявить им приобретенные основные средства или МПЗ. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. Кроме того, предприятию нужно будет платить транспортный налог.
К тому же через компанию можно провести не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если на балансе организации не числится автомобиль. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ списания долгов по подотчетным суммам.
Добрый день!
Заголовок и есть вопрос.
Проблема у нас не редкая и насущная.
Есть Дир, путающий свою шерсть с государственной. Снимал в течении года деньги по корпоративной карте, вначале благо был безпроцентный займ от дира ООО, закрывала его, потом займ кончился, стала вешать под отчет под честное слово скоро все вернуть.
Про разъяснительные беседы и прочее прошу не писать, и тапками прошу не кидать.
Поделитесь пожалуйста как вы выходите из таких ситуаций, он фирму какую то нашел которая обещает все закрыть красиво, но я категорически против, посторонние неизвестные, сделают и исчезнут, потом проблем нахлебаешься.
Признать доходом, обложить НДФЛ и взносами.
Предлагала, не хочет.
Просит до конца года как ни будь это решить.
stam-anna, да, я тоже пытаюсь донести до дира, что я бухгалтер, а не волшебник, не получается.
ТТТ сейчас прислушиваться понемногу стал, поэтому и поднялась эта тема. Правда его «друзья» с вопросами потянулись, точно думают что волшебник. :*(
К сожалению никто не отвечает.
Еще вопрос, нашла пару УПД на имя компании, выписаны нам, началом года, куплены за нал. Чеков нет. Но позвонив поставщику узнала, что они официальные. Есть ли риски?
Думаю, что нет.
А их хватит на весь подотчет?
Хотя есть вариант оттянуть неизбежное.
Концом года ПКО на возврат в кассу, в январе опять выдать.
У директора долг по подотчету. Могу ли я оформить все как возврат в кассу недоиспользованноый по подотчету суммы, а затем на эту же сумму договор займа (у нас низкий лимит кассы)?
Проверьте может Вы относитесь к малому предприятию. Для них с 1 июня отменили лимит кассы.
Мы относимся к малым, но подотчет бы хотела 1 января закрыть
Вы можете вернуть в кассу неиспользованную сумму, и потом выдать ее в качестве займа. Но вопросы при проверке кассовой дисциплины не исключены, поэтому будьте готовы отстаивать свои интересы. Попробуйте выдать сумму различную с той, что вернули. хоть как то завуалируйте..