«Главбух», 2005, N 24
Предприятия нередко предоставляют своим работникам займы под низкий процент или вообще беспроцентные. В таком случае у сотрудника возникает материальная выгода, с которой нужно заплатить НДФЛ. Наших читателей волнует вопрос: можно ли избежать этого? Свою идею нам предложила читательница из г. Москвы Татьяна Викторовна Амитова, главный бухгалтер ЗАО «Мотена».
В большинстве случаев полученные от работодателей займы либо являются беспроцентными, либо по ним установлена пониженная ставка. НДФЛ с такой материальной выгоды рассчитывается по ставке 35 процентов. Если сотрудник получает от организации заем в рублях, то для расчета налога на доходы физлиц по материальной выгоде нужно:
- рассчитать сумму процентов по займу исходя из 3/4 ставки рефинансирования Банка России, которая действовала на день его выдачи;
- определить сумму процентов, которую должен заплатить работник за пользование заемными средствами.
НДФЛ нужно заплатить с разницы, рассчитанной между первой и второй величинами. Причем сумма налога может быть значительна. Кроме того, сама по себе выдача займа и последующий расчет налога с материальной выгоды — операция достаточно трудоемкая. Поэтому на практике нередко используют следующий способ.
Вместо оформления договора займа работнику можно просто выдать деньги под отчет. В этом случае НДФЛ удерживать не нужно. Ведь никакой материальной выгоды у сотрудника не возникает. Это следует из ст. 212 Налогового кодекса РФ, в которой указано, что доходом налогоплательщика является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами. То есть деньгами, полученными в собственность. В то же время подотчетные деньги собственностью работника не являются.
Никаких лимитов по сумме подотчетных денег законодательство не устанавливает. Здесь все отдано на усмотрение руководителя. Кроме того, срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно также не установлен.
Другое дело, что предприятия, как правило, сами устанавливают как верхнюю планку выдаваемых под отчет сумм, так и срок, на который они выдаются. Ведь иначе сложно проконтролировать своевременный возврат денег сотрудниками. А срок, в течение которого работник должен отчитаться за полученные суммы, как раз предусмотрен. Он прописан в п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) и составляет три дня с момента истечения срока, на который были выданы деньги.
Однако даже если вы пропустите этот срок, ничего страшного не произойдет. Дело в том, что никакой ответственности за такое нарушение не предусмотрено. То же самое касается и другого условия п. 11, не позволяющего фирме выдавать деньги под отчет работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.
Кроме того, можно обойтись и вовсе без нарушения. Для этого, когда подойдет срок отчета, покажите по кассе их приход. А затем в тот же день оформите их повторную выдачу. Таким образом, срок для возврата подотчетных денег пойдет заново.
Комментирует Лариса Гуськова, советник налоговой службы РФ III ранга:
- Согласно ст. 807 Гражданского кодекса РФ деньги, полученные работником по договору займа, считаются его собственностью. То есть сотрудник вправе распоряжаться ими по своему усмотрению. Причем в том случае, если заимодавцем является юридическое лицо, договор займа должен быть заключен в письменной форме. В то же время денежные средства, выданные работнику под отчет, должны расходоваться строго по назначению. Порядок их выдачи и отчетности по ним устанавливается приказом руководителя организации. При этом не следует забывать о том, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу.
Таким образом, подотчетные суммы являются собственностью фирмы и материальной выгоды у работника не возникает. В том числе и в случае их несвоевременного возврата. Это подтверждает и п. 1 ст. 212 Налогового кодекса РФ, в котором определены доходы, по которым у работника может возникнуть материальная выгода. И подотчетные суммы в нем не поименованы.
Комментирует Надежда Шишкова, аудитор ООО «Аудиторская служба «СТЕК»:
- Материальная выгода от экономии на процентах может возникнуть у работника только при получении займа. Деньги же, полученные под отчет, к заемным не относятся. Соответственно, платить НДФЛ с суммы материальной выгоды в таком случае не придется, да и оформить выдачу денег под отчет проще. Поэтому на практике такой вариант кредитования сотрудников вполне возможен. Однако следует учитывать следующее.
Во-первых, если сотрудники постоянно будут получать и вносить в кассу одни и те же суммы, на это наверняка обратят внимание налоговики. Они могут обвинить фирму в недобросовестности и попытаться через суд доказать, что фирма под видом подотчетных денег на самом деле кредитует своих работников. Однако шансы у налоговиков невелики. А чтобы и вовсе избежать претензий, покажите небольшой расход по подотчетным суммам. Например, на покупку канцтоваров.
Во-вторых, п. 11 Порядка ведения кассовых операций установлено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями. О полученных суммах сотрудник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они были выданы. И если срок отчета будет пропущен, то не исключено, что налоговики на местах посчитают подотчетные деньги доходом сотрудника. Однако признать такие претензии инспекторов обоснованными нельзя. Ведь несмотря на пропуск срока, работник по-прежнему является должником фирмы. Следовательно, никакого дохода у него не образуется.
Генеральному директору (он же учредитель) в 2015 году были выданы под отчет денежные средства в размере 3000 евро. Можем ли мы текущей датой оформить займ на эту сумму в рублях (на дату оформления займа)? Какими документами мы должны это оформить? Как это отразить в бухгалтерском и налоговом учете?
Правила расчетов в иностранной валюте на территории РФ описаны в законе от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ. С нерезидентами расчеты можно вести без ограничений, а вот при расчетах с резидентами не все операции возможны, особенно наличной валютой. В частности, в п.9 части 1 ст. 9 закона приведен перечень разрешенных операций. Например, к ним относится выдача валюты для заграничной командировки. Соответственно, если работнику были выданы командировочные в иностранной валюте, он и должен вернуть неиспользованный остаток в иностранной валюте. В противном случае это может быть расценено как продажа валюты сотруднику, а это запрещено. Предположим, работник вернул валюту. Выдать заем в валюте запрещает тот же закон 173-ФЗ. Можно выдать заем только рублями.
Какие валютные операции могут проводить российские организации
Разрешенные валютные операции
К разрешенным валютным операциям относятся:
Это следует из статей 6 и 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.
Список валютных операций, которые разрешено проводить с резидентами, см. в таблице.
С нерезидентами российская организация вправе проводить валютные операции без ограничений (ст. 6 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). То есть можно свободно использовать в расчетах с нерезидентами иностранную валюту и рубли (п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).
Вместе с тем, к любым разрешенным валютным операциям законодательство предъявляет определенные требования:
По общему правилу все расчеты по разрешенным валютным операциям организация обязана проводить с использованием счета в уполномоченном банке (ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).
Кроме того, при совершении отдельных валютных операций организация вправе использовать счета, открытые в банках за рубежом. Об открытии такого счета организация обязана уведомить налоговую инспекцию по месту своего учета. Форма и рекомендуемый электронный формат уведомления утверждены приказами ФНС России от 21 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/457 и от 14 ноября 2013 г. № ММВ-7-14/502. Срок, в течение которого организация должна представить сведения в инспекцию, составляет один месяц со дня открытия счета. Такой порядок установлен в части 2 статьи 12 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.
Организация вправе вести расчеты наличными, то есть без использования банковских счетов (оплачивать, получать в оплату рубли и иностранную валюту), в следующих случаях:
Полный перечень случаев, когда российская организация вправе рассчитываться с резидентами и нерезидентами наличными в рублях или иностранной валюте, установлен частью 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ. Этот перечень является исчерпывающим.
Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора
Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.
Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.
Главные преимущества и недостатки каждого способа
| Способ | Преимущества | Главный недостаток | Какие документы оформить |
| Погасить долг по подотчету дивидендами | Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13) | Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы | Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов |
| Переоформить долг по подотчету в заем | Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ | Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени | Договор займа |
| Выдать материальную помощь или денежный подарок | Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден | Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь | Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка) |
| Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование | Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ | На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании | Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ |
| Провести в учете личные расходы директора как расходы компании | Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать | На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора | Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.) |
Способ № 2. Переоформить долг по подотчету в заем
Для кого подходит: Для всех компаний.
Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.
Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.
Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.
Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.
Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа
Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:
Дебет 51 Кредит 71
— 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.
Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.
Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.
Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.
Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212–19).
Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
- НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
- страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
Процедура обнуления подотчета : после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Выделение НДФЛ с дивидендов
Выплата дивидендов (фиктивная)
= 700 000 – 91 000
Сумма налогов и взносов к уплате : 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).
Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Уплата компенсации (фиктивная)
Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.
Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Начисление материальной помощи
Выделение НДФЛ из суммы матпомощи
= (700 000 – 4 000) × 13%
Выплата материальной помощи (фиктивная)
Начисление страховых взносов
= (700 000 – 4 000) × 30,2%
Уплата НДФЛ и взносов
= 90 480 + 210 192
Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Выдача займа (фиктивная)
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)
= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)
Уплата НДФЛ за месяц
Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.
Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
Отражение расходов на основании авансового отчета
10, 20, 26, 41, 44, 91
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.
Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.
Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.