Можно ли выдать займ наличными из кассы сотруднику

1. Из каких средств можно выдать займ сотруднику организации? Среди возможных направлений использования наличности, полученной от реализации товаров, не предусмотрено использование на выдачу или погашение договоров займа, что было отдельно подчеркнуто в Письме ЦБ РФ от 04.12.200 г. Предприятие может выдать заем работнику из кассы, если снимет необходимые денежные средства со своего банковского счета. Можно ли выдать заем из оприходованных в кассу неиспользованных подотчетных средств другого сотрудника? 2. При покупке основных средств сотрудник вложил значительные собственные денежные средства, добавив их к имеющимся у него подотчетным средствам. Заключить с ним договор займа на эту сумму или считать эти расходы перерасходом подотчетных средств? Сразу погасить задолженность организация не может в связи с финансовыми затруднениями

Из буквального толкования норм действующего законодательства следует, что ограничения по расходованию наличной выручки распространяются только на расходование поступающей в кассу наличной выручки за проданные товары (оказанные услуги). Возвращенные сотрудником суммы, выданные ему под отчет, к выручке не относится. Следовательно, такие денежные средства могут быть направлены на выдачу займа. При покупке сотрудником основного средства за свой счет, организация вправе возместить ему стоимость приобретенного имущества из кассы. В Вашей ситуации имеет место перерасход подотчетных сумм.

1.Рекомендация: Как соблюдать порядок ведения кассовых операций

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения, а также предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций* (п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ).

Это правило распространяется также на плательщиков ЕНВД и предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, которые работают с денежной наличностью без применения ККТ (п. 2.1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-11-06/3/56, от 16 марта 2012 г. № 03-11-11/87).

Кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:*

  • выдачу зарплаты (иных выплат сотрудникам);
  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, командировочных расходов (через подотчетных лиц);
  • выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
  • выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Об этом сказано в пункте 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов*

Читайте также:  Имеют ли ценность облигации государственного займа развития народного хозяйства

В пункте 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У приведен закрытый перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку*. Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе. Такой же вывод следует из письма Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2.Ситуация: Может ли сотрудник приобрести основные средства (например, компьютеры) за свой счет, а после организация возместит ему деньги из кассы

При покупке сотрудником основного средства за свой счет, организация вправе возместить ему стоимость приобретенного имущества из кассы. Такая возможность появилась у организаций в связи с принятием указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У*. В пункте 2 этого документа сказано, что организация вправе расходовать деньги из кассы на покупку товаров. Данное правило в полной мере применяется и в отношении приобретения основных средств.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить* (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Обоснованный перерасход

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:*

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Компенсация перерасхода из кассы

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Как правильно выдать займ из кассы организации наличными?
Для этого нужно учесть 3 аспекта:

  1. источник поступления наличных в кассу
  2. лимит расчета наличными
  3. применение ККТ

Разберем эти моменты.

для выдачи / возврата займа разрешено использовать
только наличные, поступившие в кассу С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА
(п. 4 Указания Центробанка N 3073-У).

Чтобы выдать займ из наличной выручки от продажи товаров, работ, услуг, сначала придется сдать ее в банк, затем снять нужную сумму наличных с расчетного счета. И только после этого выдать займ из кассы.

Лимит наличных расчетов установлен п. 6 Указания Центробанка N 3073-У.

ЛИМИТ РАСЧЕТА НАЛИЧНЫМИ

В

Ы

Д

А

Ч

А

Заемщик — ЮЛ/ИП

100 000 рублей в рамках одного договора

В

О

З

В

Р

А

Т

Заимодавец — ЮЛ/ИП

100 000 рублей в рамках одного договора

Ограничение лимита распространяется на все платежи по договору: и на сумму займа, и на проценты, и на штрафные санкции.

Читайте также:  Как оформит акт возврата займа

Значит, нельзя вернуть из кассы (в том числе через подотчетное лицо) займ в размере 100 000 руб., если по этому займу уже были выплачены проценты наличными в сумме 10 000 руб. Можно возвратить только 90 000 руб.

Значит, учредитель-ФЛ вправе предоставить своей организации займ наличными на сумму более 100 000 рублей.

Штраф за превышение лимита наличных расчетов = 40 000 — 50 000 руб. на организацию (ч. 1 ст. 15.1 КоАП)

Срок давности 2 месяца с момента расчета.

Выдача займа из кассы наличными — основание для применения ККТ.

  • С 1 июля 2019 нужно использовать ККТпри выдаче/возврате наличными займа, предоставленного для оплаты товаров (работ, услуг).
  • при получении денег в счет погашения займа использовать ККТ обязательно с 3 июля 2018 года.

Критерий целевого назначения займа вызывает вопросы.

По последним разъяснениям Минфина при предоставлении и погашении займов не для оплаты товаров, работ, услуг (нецелевых займов) у организаций отсутствует обязанность применять ККТ. (Письмо Минфина России от 26 декабря 2018 г. № 01-02-03/03-94943).

Но по-прежнему без ответа остается вопрос — как налоговые органы будут квалифицировать выдачу займа, если договор не содержит условия о его целевом использовании, но в последствии этими деньгами были оплачены товары/работы/услуги. Формально, выдача такого займа без применения ККТ не противоречит закону: займ является целевым, только когда в договоре стороны указали условие использования займа на определенные цели (ст. 812 ГК РФ).

Установлена административная ответственность (ч. 2 статьи 14.5 КоАП РФ):

за неприменение кассы — штраф в зависимости от суммы платежа, дисквалификация или административное приостановление деятельности:

на должностных лиц штраф в размере от ¼ до ½ от суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.
на юридических лиц штраф в размере от ¾ до одного размера суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб.

За повторное нарушение, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила, в том числе в совокупности, 1 миллион рублей и более:

  • на должностных лиц: дисквалификация на срок от 1 до 2х лет,
  • наюридических лиц и ИП:административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В новом Указании Банка России № 3073-У четко поименован список целей, на которые можно расходовать наличные из кассы. Этот список закрытый. Разберем, на что можно, а на что нельзя теперь расходовать наличные деньги из кассы. Из статьи вы также узнаете, правомерно ли выдавать заем сотруднику из полученной в кассу выручки.

Обратимся к новому Указанию Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У об осуществлении наличных расчетов. Этот документ действует с 1 июня 2014 года, одновременно утратило силу Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.

Важная особенность нового Указания в том, что теперь ограничен размер наличных расчетов не только в рублях, но и в иностранной валюте. При этом предельная сумма для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей прежняя — 100 000 рублей или ее эквивалент по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Читайте также:  Кто будет выплачивать кредит после смерти заемщика

Далее в небольшом видеоролике смотрите о важных моментах, которые надо учитывать в работе согласно Указанию № 3073-У.

Расход денег из кассы

Согласно пункту 2 Указания, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий. Но есть исключения.

Вот список целей, на которые можно расходовать поступившие в кассу деньги:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ.

Разберем ситуацию, когда компания собирается выдать своим сотрудникам заем в наличной форме. Можно ли выдать заем в наличной форме и следует ли соблюдать в данном случае предельный размер наличных расчетов? Из нормы пункта 2 Указания № 3073-У следует, что нет.

Вывод: выдавать займы из полученной в кассу денежной выручки неправомерно.

Выдавать из кассы заем можно только в том случае, если организация снимет с банковского счета средства специально для выплаты займа.

Обратите внимание, если организация выдает заем работнику организации, то предельный размер наличных расчетов (100 000 руб.) не имеет значения (п. 5 Указания).

Рассмотрим, как операции по данным займам отразить в бухгалтерском учете.

Дебет 73 Кредит 50

  • выдан заем работнику из кассы (не из выручки!).

Дебет 73 Кредит 51

  • заем выдан безналичным путем.

Дебет 50 Кредит 73

  • эта проводка составляется в момент, когда работник вносит денежные средства в счет погашения займа в кассу.

Если работнику выдается заем на возмездной основе, то проводки будут следующими:

Дебет 73 Кредит 91.1

  • отражаем проценты по займу.

Дебет 50 Кредит 73

  • отражаем внесение процентов по займу.

Если организация принимает решение удерживать сумму займа из зарплаты работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70 Кредит 73

При этом условие об удержание из заработной платы должно быть зафиксировано в договоре займа.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Adblock
detector