Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Акт приема-передачи товара относится к документам учета движения товарно-материальных ценностей. Строгой формы такой документ не имеет, однако действующее законодательство устанавливает перечень определенных реквизитов, которые он должен содержать.
В организациях обычно имеются уже готовые бланки таких актов, созданные путем их самостоятельной разработки, поэтому остается лишь внимательно их заполнить во избежание неприятных моментов впоследствии.
О реквизитах, которые должны присутствовать в акте приема-передачи товара в обязательном порядке, мы поговорим более детально.
Выше упоминалось, что в акте приема-передачи товара должны содержаться некоторые обязательные реквизиты, в частности:
- Название (акт приема-передачи товара), дата и место его составления.
- В преамбуле необходимо отразить, в рамках исполнения какого договора составляется акт приема-передачи товара, а также наименования его сторон. В случае если акт составляется между юридическими лицами, то указываются их наименования, Ф. И. О. представителей и делаются ссылки на документ, на основании которого представители участвуют в составлении и подписании акта (если это руководитель, то его полномочия закреплены в уставных документах, а если представителем является работник организации, то его полномочия могут быть специально отражены в этих же документах, либо на его имя выдается доверенность, данные, которые необходимо отразить в акте). Если сторонами договора являются физлица, то в акте отражаются их имена, паспортные данные, место регистрации.
- Полное описание передаваемого товара (артикул, марка, модель, количество, стоимость единицы и общая стоимость товара).
- Сведения о выявленных его недостатках либо отсутствии таковых, о нарушении сроков передачи товара (следует отметить, что указание на отсутствие выявленных недостатков товара не лишает получателя возможности предъявлять претензии по качеству после приемки в сроки, установленные законом или договором).
- Завершается текст акта приема передачи товара личными подписями участников процедуры приемки-передачи, а также печатями (при их наличии).
Передаточный акт на квартиру – важный документ и оформляется он как обязательное приложение к договору.
Он необходим в целях подтверждения перехода рисков сохранности помещения, его случайной гибели. Поэтому момент подписания договора купли-продажи и фактической передачи недвижимости могут не совпадать.
Данный документ фиксирует факт исполнения обязательства по передаче квартиры от прежнего собственника к новому правообладателю, получающему на нее право.
После того, как стороны договора поставили свои подписи в передаточном акте, квартира вручена покупателю. С этого момента он получает все права на нее, а также возлагает на себя обязательства по сохранности, оплате коммунальных услуг и несет риски утраты недвижимости.
Акт необходим как один из документов, представляемых в регистрирующий орган для внесения записи в реестр о переходе права на жилье к новому владельцу. При этом один экземпляр документа будет помещен в дело правоустанавливающих документов, что позволит получить дубликат в случае утери оригинала продавцом или покупателем.
Недостатки, дефекты квартиры могут быть указаны как в самом акте, так и в отдельном приложении к нему.
Это особенно важно при покупке квартиры у застройщика, поскольку он несет ответственность и за сроки передачи квартиры, и за качество.
В случае обнаружения дефектов, покупатель получает право потребовать:
- уплаты застройщиком неустойки в двойном размере;
- бесплатного устранения недочетов;
- уменьшения стоимости квартиры;
- расторгнуть договор.
Документальное подтверждение приемки-передачи квартиры необходимо для защиты стороны от возможного риска материального и морального ущерба.
Отсутствие такого документа значительно осложняет доказывание в случае судебного разрешения спора.
Акт является неотъемлемым приложением договора купли-продажи квартиры.
Его наличие установлено законодательством, поэтому он составляется в письменной форме в том же количестве экземпляров, что и договор.
При одновременном подписании договора купли-продажи и акта передачи жилья он может быть составлен не как отдельный документ, а включен в текст договора в виде пунктов о принятии квартиры покупателем.
Если помещение приобретено у застройщика, фактическая передача недвижимости может быть совмещена с актом сверки взаиморасчетов, в связи с чем в нем должна быть информация обо всех произведенных расчетах сторон договора.
В любом случае подобный документ должен содержать точные параметры квартиры, ее окончательную площадь после обмера, стоимость.
Акт рекомендуется составлять не менее чем в трех экземплярах, так как один из них передается в регистрирующий орган, по экземпляру выдается сторонам договора. При необходимости еще один экземпляр выдается застройщику.
Описание имущества может быть включено в текст акта или составлено в виде приложения к нему.
Полное описание состояния квартиры необходимо для защиты интересов сторон договора, исключения излишних расходов и, как правило, должно содержать:
описание недостатков помещения, в том числе – санитарно-технического, кухонного оборудования, электро- и теплосетей, водопровода и канализации;- описание переданных предметов мебели и интерьера, бытовой техники, если это предусмотрено договором;
- показания имеющихся в квартире счетчиков, фиксирующих расход электроэнергии, воды, газа.
В соответствии с законом жилье должно быть передано в пригодном для проживания состоянии. Поэтому принимая квартиру, важно проверить:
- работоспособность всех электроприборов;
- сохранность дверей, окон;
- исправность электропроводки, розеток, выключателей;
- техническое и внешнее состояние иного имущества.
Исчерпывающее описание состояния помещения позволяет принять решение:
- о подписании передаточного акта;
- отказа от подписания и предъявления требований об устранении недостатков, либо денежной компенсации со стороны продавца.
Акт, являясь приложением к договору, не имеет юридической силы отдельно от него.
Законодательством же не предусмотрено конкретных требований к образцу составления передаточного акта на квартиру. Однако юридической, коммерческой, судебной практикой определены основные сведения, которые должны быть отражены в тексте.
К ним относятся:
дата подписания и место составления;- реквизиты договора, для исполнения которого составлен акт;
- сведения о нотариусе, в случае нотариального заверения договора;
- полные данные о сторонах договора: фамилия, имя, отчество иные паспортные данные для граждан или наименование и ИНН для организаций;
- подробные сведения о квартире: площадь, количество комнат, этаж в доме, кадастровый номер, иные технические данные;
- сведения об исполнении расчетов;
- указание о наличии или отсутствии претензий сторон;
- подписи сторон договора, печать при участии организации.
Кроме этого в содержании может быть указано:
- состояние квартиры: наличие капитального или косметического ремонта, иных улучшений;
- перечень недостатков, обнаруженных при осмотре, если таковые имеются;
- показания счетчиков воды, теплоносителя, электричества;
- наличие или отсутствие долгов по коммунальным платежам.
В акт могут быть включены дополнительные пункты, уточняющие особенности передачи конкретной квартиры.
Наиболее четко данная процедура регламентирована законом в случае приобретения квартиры у застройщика. Сроки подписания акта определены договором.
Застройщик обязан уведомить покупателя о готовности передать квартиру заказным письмом, а покупатель должен приступить к принятию в установленный срок.
Если срок не определен, то принятие жилья должно быть произведено покупателем в течение 7 рабочих дней с момента получения сообщения.
Подписание акта передачи с продавцом может быть осуществлено как одновременно с договором, так и позже, в зависимости от условий расчета с продавцом.
При оформлении нотариального договора акт подписывается в присутствии нотариуса, а в простой письменной форме – в ходе подачи заявления о регистрации перехода права.
Одновременно с подписанием данного документа покупателю вручаются ключи от квартиры, технические документы, квитанции об оплате коммунальных услуг.
Недостатки могут быть отражены в самом акте, в смотровом листе или в специальном журнале.
В ходе осмотра квартиры следует тщательно проверить и указать:
- работоспособность и состояние приборов учета;
- целостность несущих конструкций, кирпичной кладки, перегородок;
- наличие неровности поверхностей, трещин;
- исправность вентиляции, оконных блоков, сантехнического оборудования и иных приборов.
В случае невозможности проверки какого-либо оборудования или конструкций должно быть указано, что именно не было принято покупателем и по какой причине.
Контроль недостатков помещения покупатель может осуществлять самостоятельно, либо с участием специалиста.
Все недостатки требуют исправления, что должно быть указано в акте с определением разумного срока их устранения.
Выявленные неустранимые дефекты могут служить основанием для расторжения договора.
В видеосюжете рассказывается для чего составляется акт приема-передачи квартиры и даются советы, как приобретателю провести качественный осмотр жилья при приемке, проверить его на внешние и скрытые недостатки.
Разъясняется, каким образом должны устраняться выявленные недостатки, какие разумные сроки для этого существуют.