- Адрес: 111033, Россия, г.Москва, Таможенный пр. д.6,стр.3,оф.335
- Телефоны: +7 (499) 559-99-25
- Почта: enter_audit@rambler.ru, ooo.enteraudit@yandex.ru
| Вид документа | Срок хранения |
| Документы о финансировании | |
| Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов | 5 лет |
| Договоры банковского счета | 5 лет после истечения срока действия договора |
| Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств | 5 лет после полного исполнения обязательств |
| Учет и отчетность | |
| Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная | Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет) |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей | 5 лет при условии проведения проверки |
| Счета-фактуры | 4 года |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет |
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | Не менее 10 лет |
| Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 лет |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 лет |
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные | Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал — постоянно) |
| Налоговые декларации по всем видам налогов | 5 лет |
| Таможенные декларации | 5 лет при условии проведения проверки |
| Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет) |
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет) |
| Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 лет |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН | Не менее 10 лет |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет |
| Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям | 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после истечения срока действия договора |
| Кадровый документооборот | |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности) |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет) |
| Документы о премировании | 5 лет |
| Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях | Не менее 10 лет 3 года |
| Личные дела: а) руководителей; б) работников | Не менее 10 лет 75 лет |
| Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет |
| Личные карточки работников (в том числе временных) | 75 лет |
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (невостребованные — 75 лет) |
| Командировочные удостоверения | 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет) |
| Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников | 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет) |
| Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 года |
| Графики предоставления отпусков | 1 год |
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).
Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).
Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).
В соответствии с действующим законодательством, любая кредитная организация обязана хранить информацию о заемщике в течение определенного периода времени. К примеру, БКИ хранит все сведения о кредитной истории в течение 15 лет со дня последнего изменения. Что касается кредитных организаций, то крупные банки хранят сведения о своих клиентах до 20 лет, после чего документация передается в архив. МФО, как правило, ограничиваются сроком исковой давности (не более 3 лет).
После полного погашения задолженности информация на бумажных носителях хранится не более 10 лет. Многие финансовые организации после погашения клиентом задолженности передают материалы в архив, где документация хранится в течение 75 лет.
Действующим и потенциальным клиентам кредитных организаций рекомендуется сохранять все справки и квитанции об оплате долга в течение 5 лет. Дело в том, что платежи по кредиту не всегда могут дойти до адресата. Это связано с несовершенством финансовых транзакций и банковской системы в целом. При этом клиент может и не догадываться о наличии просрочки. В результате после проведения последней оплаты заемщик перестает платить по кредиту, а проценты и штрафы на «пропущенный» платеж продолжают начисляться.
Чтобы решить ситуацию в свою пользу потребуется предъявить квитанцию об оплате кредитной организации. Если после этого банки или МФО продолжают настаивать на необходимости погасить долг, то клиент сможет аргументированно отстоять свою позицию на судебном заседании. Чтобы не стать жертвой подобных ситуаций, рекомендуется обращаться в надежную и проверенную временем кредитную компанию, специалисты которой отличаются индивидуальным подходом к каждому клиенту и демократичным урегулированием конфликтов.
Срок хранения информации о заемщике не должен беспокоить клиента при оформлении займа. При желании об этом можно поинтересоваться в службе клиентской поддержки компании, однако вероятность того, что специалист сможет дать конкретный ответ, крайне мала. Кредитная история и непогашенная задолженность — вот, на что действительно стоит обратить внимание. Наличие неоплаченной просрочки в одной кредитной организации может стать причиной отклонения кредитной заявки в другой.
Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Этот документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, и его действие распространяется на организации любой формы собственности. Перечень начал действовать с 1 октября 2010 года. До этой даты необходимо было руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года.
Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов). К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, удержание и уплату налогов (сборов). В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Обратите внимание: сроки хранения, установленные в Перечне, исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п. 1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).