Общехозяйственные расходы. Расчеты с персоналом по оплате труда
- Начисление заработной платы административному, техническому и обслуживающему персоналу, занятому в общекорпоративном секторе компании.
Проводится на основании надлежаще оформленной расчетно-платежной ведомости.
Учет расчетов с персоналом по оплате труда состоит из проводок по:
- начислению собственно заработной платы (см. всю корреспонденцию по кредиту сч. 70, представленную в данном модуле проводок);
- начислению полагающихся удержаний, включая НДФЛ (см. проводкиДт 70 Кт 68 , 73, 76);
- начислению страховых взносов (см. всю корреспонденцию по кредиту сч. 69);
- выплате заработной платы (см. проводкиДт 70 Кт 50 , 51);
- уплате всех, связанных с оплатой труда, налогов, страховых взносов и других начислений и удержаний.
Общая схема бухгалтерских проводок:
- Дт 08, 20, 23, 25, 26 и др. Кт 70 – на сумму начисленной заработной платы;
- Дт 08, 20, 23, 25, 26 и др. Кт 69 – на сумму подлежащих уплате страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС;
- Дт 70 Кт 68 – на сумму удержанного НДФЛ;
- Дт 70 Кт 50 , 51 – на сумму, фактически выплаченную.
Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.
Дт 26 Кт 26 — существует ли в бухучете такая проводка? На счете 26 отражаются общехозяйственные и административно-управленческие расходы, понесенные компанией в текущем месяце. Как правильно подобрать к нему корреспондирующие счета? Как распределить затраты по статьям так, чтобы у проверяющих не возникло замечаний? Ответы на эти и другие вопросы вы получите, прочитав данную статью.
Согласно Плану счетов (приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н) возможна следующая корреспонденция со счетом 26:
Начислена амортизация ОС
Начислена амортизация НМА
Списаны материалы на административные нужды
Списаны различия и отклонения в стоимости ТМЦ
Отражен НДС по услугам сторонних организаций и поставщиков
Списаны произведенные компанией полуфабрикаты
Списаны затраты из вспомогательного производства
Списаны затраты, обслуживающие производства
Списана готовая продукция на нужды администрации
Отражены расчеты с контрагентами-поставщиками
Начислены налоги (например, на имущество управленческого назначения)
Начислены страховые взносы, начисляемые на зарплату аппарата управления
Начислена оплата труда административного персонала
Списаны подотчетные суммы
Отражены расчеты с прочими контрагентами
Отражены расчеты с филиалами, находящимися на отдельном балансе
Отражены потери от порчи ТМЦ
Учтены резервы будущих расходов
Списаны расходы следующих периодов
Приняты к учету затраты во внеоборотные активы (например, на содержание управленческого аппарата застройщика)
Приняты к учету материалы, возвращенные из общехозяйственного оборота
Затраты АУП включены в себестоимость продукции
Административные расходы включены в состав вспомогательного производства
Отражены недостачи от брака ТМЦ
Отражены административные расходы в составе затрат, обслуживающих производство
Отражены компенсационные возмещения управленческих расходов от различных дебиторов/кредиторов
Отражены расчеты с филиалами компании
Общехозяйственные расходы приняты к учету в целевом финансировании
Управленческие расходы списаны в себестоимость проданных товаров
Расходы включены в состав затрат будущих периодов
Расходы списаны в состав убытков предприятия
При этом поводка Дт 26 Кт 26 Планом счетов не предусмотрена.
Расходы — неотъемлемая часть деятельности любой компании. Поскольку при расчете налога на прибыль ОХР уменьшают налогооблагаемую базу (ст. 264 НК РФ), налоговики проверяют обоснованность этих затрат с особой тщательностью.
Затраты организации должны быть документально подтверждены и обоснованы с экономической точки зрения (ст. 252 НК РФ). А ошибочное отнесение затрат по статьям может привести к искажению показателей бухгалтерской и налоговой отчетности, в результате которых возможно начисление налоговых санкций (ст. 120 и п. 1 ст. 122 НК РФ).
Учет управленческих и общехозяйственных расходов, которые прямо не связаны с процессом производства, ведется в разрезе затратных статей:
- Начисление амортизации ОС хозяйственного или административного назначения: Дт 26 Кт 02.
- Расходы, направленные на ремонт основных средств (ОС). Ремонт ОС может быть произведен силами самой компании (хозяйственный способ) или же с помощью специалистов сторонней организации (подрядный способ). Проводки в данном случае будут следующие: Дт 26 Кт 10 (60, 76).
- Амортизация по нематериальным активам (НМА), предназначенным для административного использования: Дт 26 Кт 05.
- Затраты на аренду офиса и помещений для хозяйственных нужд: Дт 26 Кт 76 (60).
- Расходы на оплату услуг (информационных, аудиторских, консультационных): Дт 26 Кт 76 (60).
- Расходы на обучение административного персонала: Дт 26 Кт 76 (60).
- Налоги: Дт 26 Кт 68.
- Оплата труда и страховые взносы административного персонала: директора, его заместителей, бухгалтерии, юристов, программистов и прочих сотрудников, связанных с управлением предприятием. Заработная плата, исчисленная административному персоналу, отражается так: Дт 26 Кт 70, страховые взносы: Дт 26 Кт 69.
- Представительские расходы (проведение деловых встреч, организация официальных приемов, транспортное обеспечение и пр.): Дт 26 Кт 71 (60,76).
- Прочие аналогичные административные расходы.
Вышеперечисленные затраты собираются в Дт 26 (Кт 26 отражает их списание на счета себестоимости или продаж). Порядок закрытия счета 26 будет подробнее рассмотрен далее.
Счет 26 является собирательно-распределительным и не может иметь остатка. В конце каждого месяца его конечное сальдо необходимо списать. Здесь допустимы 2 варианта:
1. Списание в себестоимость продукции: Дт 20 (23, 29) Кт 26.
При этом общехозяйственные расходы списываются в себестоимость продукции пропорционально:
- общепроизводственной себестоимости;
- объему выпущенной продукции;
- прямым затратам;
- заработной плате рабочих производства и др.
- по бетону М150 — 350 000 руб.;
- М250 — 400 000 руб.;
- М350 — 470 000 руб.
Алгоритм распределения общехозяйственных расходов будет следующим.
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации.
По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы: оплаты труда, причитающиеся работникам, — в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников;
оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, — в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов»;
начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм — в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. — в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.
Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).
Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.
Согласно допущению временной определенности (п. 6 ПБУ 1/98) заработная плата признается расходом предприятия не тогда, когда она выплачивается, а тогда, когда у предприятия возникает необходимость ее выплатить. А такая необходимость возникает каждый час работы сотрудника этого предприятия.
Как следует из инструкции, обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда возникают, обобщенно, в четырех случаях:
1. Обязательства по заработной плате и по премиям, которые можно выплачивать за счет себестоимости:
Дебет 20 «Основное производство»
Дебет 25 «Общепроизводственные расходы»
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»
Дебет 28 «Брак в производстве»
Дебет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
Дебет 44 «Расходы на продажу» и др.
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», т.е.
В этом случае доходы сотрудников предприятия формируются за счет его себестоимости. Отсюда доходы на этом счете накапливаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Если же речь идет о премии, которая выплачивается за счет собственных источников и не включается прямо в себестоимость, то в этом случае составляется запись:
Дебет 91.2 «Прочие расходы»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
2. Обязательства, связанные с оплатой отпусков и оплатой за выслугу лет, резервируются согласно допущению непрерывности деятельности (см. п. 6 ПБУ 1/98). Это предполагает, что в течение отчетного периода производятся отчисления в резерв на оплату отпусков работникам и в резерв вознаграждений за выслугу лет. Это означает, что ежемесячно на предприятии начисляются резервы, ибо и отпуска и доплаты за выслугу лет производятся одни раз в год, и, следовательно, эти расходы предприятия должны быть равномерно распределены по всему отчетному периоду.
Начисление в резерв оформляется путем дебетования тех же счетов затрат, как и предыдущем случае. При этом на исчисление суммы резервов кредитуется счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Это позволяет равномерно распределить все эти расходы по отчетным периодам всего отчетного года. И когда сотрудник предприятия отправляется в отпуск или ему выплачивают надбавку за выслугу лет, бухгалтер составляет запись:
Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Если резерва не хватает, что может случиться в сезон отпусков, то бухгалтер обычно дебетует счета затрат, за счет которых и формировался резерв. Однако это неверно, ибо основная цель этой бухгалтерской процедуры сводится к тому, чтобы равномерно распределить эти расходы по отчетным периодам. Поэтому более правильным будет на недостающую разность дебетовать счет 97 «Расходы будущих периодов» и уже в следующие отчетные периоды покрывать за счет созданного резерва.
3. Обязательства по социальным выплатам организация выплачивает за счет третьих лиц, как правило, самих органов социального обеспечения. Это позволяет кредитовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебетовать счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
4. Обязательства, возникающие из права сотрудника на участие в капитале предприятия, отражаются записью:
Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Названные обязательства уменьшаются за счет налоговых, страховых (возмещение вреда, алименты) и других удержаний из заработной платы, которая выплачивается или деньгами, или товарами. При этом во всех случаях счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» дебетуется:
- если обязательства гасится деньгами, то кредитуется или счет 50 «Касса» или счет 51 «Расчетные счета», когда зарплата выплачивается или через банк или через кредитные карточки.
- если обязательства гасятся товарами, то делаются записи:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 90.1 «Выручка» и
Дебет 90.2 «Себестоимость продаж»
Кредит 41 «Товары» или 43 «Готовая продукция»
- если обязательства не погашаются, так как сотрудник по субъективным причинам не получил заработную плату, то всю невыплаченную в течение трех дней заработную плату и другие причитающиеся сотруднику деньги необходимо депонировать, для чего делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 76.4 «Расчеты по депонированным суммам»
Депонированные суммы должны быть выплачены по первому требованию работника.
Для ведения аналитического учета к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на каждого сотрудника бухгалтерия обязана открыть лицевой счет. Интересно заметить, что повсеместно употребляемый термин лицевой счет возник в результате ошибки наборщика, который должен был набрать «личный» счет, а случайно набрал «лицевой».
И это новое слово прочно вошло в язык людей нашей профессии. По лицевым счетам и ведется начисление заработной платы, и отражаются удержания из нее.