При создании организации, на определенном этапе запуска, современные руководители сталкиваются с необходимостью выбора программного обеспечения, которое должно упрощать и помогать работе организации, а так же в определенной степени приносить доход за счет экономии средств на ручном труде и оптимизации бизнес-процессов. Говоря про микрофинансовые организации можно смело заявить, что программное обеспечение носит одну из ключевых ролей в их деятельности, поэтому очень важно внимательно подойти к выбору программы для ведения учета в МФО.
Чтобы упростить себе задачу, следует придерживаться следующих правил:
1. Проверка на соответствие решения конкретных задач
Опишите задачи, которые стоят перед организацией при покупке программного обеспечения. Составьте заранее чек-лист задач, и предметно проверяйте по пунктам, насколько программа соответствует вашим требованиям, это сэкономит время и позволит ни чего не упустить.
2. Простота интерфейса
Очень важно, чтобы программа была с самого начала вам понятна и проста. Автоматизация ради автоматизации еще ни кому не помогала. Вы должны понять, что программа должна упрощать работу, а не усложнять. Программа не должна просто уметь регистрировать хозяйственные операции, она должна упрощать их, оптимизировать, и сокращать время на каждый бизнес-процесс ею автоматизируемый. В данном случае, обращайте внимание на те действия, которые необходимо проделывать в программе, если вы чувствуете, что что-то сложно или не удобно, так скорее всего и есть, и в дальнейшем, даже когда вы разберетесь в функционале, будете сталкиваться с трудностями.
3. Экономическая обоснованность
Автоматизация должна быть оправдана с финансовой точки зрения. Расходы на приобретение и настройку программы должны как минимум окупиться в течение 1 года работы. Расчет доходов на использование программы может быть определен по нескольким показателям:
— сэкономленные средства за счет снижения ручного труда
(например, ручная отправка данных в Бюро кредитных историй, при использовании автоматической выгрузки, данное действие вообще исчезает);
— доходы, полученные за счет увеличения эффективности определенных действий (например, возможность проработки большего количества заемщиков вышедших на просрочку, за счет удобного внесения информации и ее хранения в наглядном виде);
— положительный экономический эффект, полученный за счет сокращения времени, на контроль, и другие операции. Фактически программа должна освобождать время сотрудников разных уровней и положительно сказываться на общей эффективности.
Посчитав доходы и расходы, вы сможете спрогнозировать целесообразность покупки и выбрать подходящий вариант по соотношению цена-качество.
4. Техническая поддержка
Важный момент, на который следует обратить внимание, это оперативность решения вопросов связанных с обращениями в службу технической поддержки. Обратите внимание на отношение сотрудников, их подход. Если вопрос закрываются быстро и видна участливость сотрудников тех. поддержки – это хороший показатель в целом.
Как вы могли заметить выбор ПО не такая уж и сложная задача, главное определить цели и задачи автоматизации, и обращать внимание на некоторые моменты. Надеюсь, что текст был вам полезен и вы сделаете правильный выбор.
Решено! Начинаем вести учёт расходов и доходов. Как? Кто-то записывает их в тетрадь, кто-то ведёт табличку в Excel, а мы советуем скачать себе удобную бесплатную программу на мобильный телефон. Ранее мы уже писали о них, сейчас же решили раскрыть эту тему.
Команда онлайн-сервиса мгновенной финансовой помощи Platiza протестировала несколько самых-самых программ для управления личными финансами и подготовила свежий обзор специально для вас, дорогие читатели.
UPD В этом обзоре представлены приложения, в которые нужно заводить данные самостоятельно. Однако совсем недавно появилось мобильное приложение для Andro > Современные технологии на базе искусственного интеллекта сделают учёт личных финансов проще и удобнее.
Очень простое приложение, выполнено в минималистическом стиле. Пользоваться им удобно и легко. Появились деньги — нажимаем “плюс” и вводим нужную сумму, потратили — выбираем “минус”. Сумма посередине является итоговой по текущему счёту. Таких счетов можно создавать сколько угодно. Программа отлично подойдёт новичкам.
Плюсы:
+ быстрый учёт расходов и доходов
+ возможность добавить фото, аудио и местоположение
+ множество категорий и списков
+ наглядный итоговый баланс
Минусы:
— нет распределения денежных средств по дням
— нет подробной статистики и графиков
— доступно только на iOS, нет версии для Android
Поддерживает: iOS
Приложение использует сразу несколько человек из нашей команды: аналитик, PR-менеджер и технический директор. Оценка 5 из 5.
Приложение поможет планировать платежи, составлять бюджет и ставить финансовые цели. Главное отличие от других в том, что оно распознаёт sms от банков.
Плюсы:
+ распознаёт sms-сообщения от банков, при этом можно вносить транзакции вручную
+ может работать офлайн, а изменения загружать при подключении к сети
Минусы:
— не показывает общие затраты за текущий день на вкладке “статистика”
Поддерживает: Android, iOS и ПК.
Наш программист Женя пользуется этим приложением уже несколько месяцев и очень доволен, оценка 4,5 из 5.
Плюсы:
+ автоматическая синхронизация транзакций через СМС
+ удобное планирование бюджета и целей
+ ввести операцию можно в оффлайн-режиме
+ есть вкладка “кредиты”
Минусы:
— большинство полезных услуг платные
— нет многопользовательского режима
Поддерживает: iOS, Android
Приложение нравится нашему маркетологу, оценка 4,8 из 5.
Красивое анимированное приложение, перед началом использование предлагает ознакомиться с демо-версией кошелька, что очень удобно для новичков. Есть популярные категории, но можно создать и свою.
Плюсы:
+ неограниченное количество счетов
+ быстрый обзор текущего периода на экране сводки
+ защита доступа к данным через пароль (поддержка touch ID)
Минусы:
— полный контроль над созданием категорий и подкатегорий
Поддерживает: только iOS
Веб-дизайнер и системный администратор ставят «лайк». Оценка 4,7 из 5.
Плюсы:
+ можно установить напоминания о повторяющихся расходах
+ семейный доступ с нескольких устройств
+ отправляет уведомления с напоминаниями
+ красивая статистика, яркие и наглядные диаграммы
+ финансовые цели помогают накопить на то, о чем вы мечтаете
Минусы:
— интерфейс кажется сложным с первого взгляда
Поддерживает: iOS, Android
Специалист по взысканию просроченной задолженности Оля рекомендует именно это приложение. Оценка 4,5 из 5.
Плюсы:
+ ежедневно напоминает о том, что нужно вести бюджет в определённое время, которое можно установить самостоятельно
+ красивая графика, забавные персонажи
+ поддерживает экспорт данных
Минусы:
— нужна регистрация, но она простая и быстрая
— теги вводятся вручную
— многие дополнительные функции платные
Поддерживает: iOS, Android, Windows Phone
Приложением пользуется наш тестировщик. Оценка 5 из 5.
Приложение отличается от всех остальных тем, что оно позволяет указывать месячный доход и отображает оставшуюся сумму на день с учетом постоянных и планируемых платежей. При превышении суммы на день идет пересчет оставшихся денег, соответственно сумма на день уменьшается. Очень наглядно. Дисциплинирует не выходить за рамки суточного бюджета.
Плюсы:
+ ничего лишнего, приложение не перегружено
+ точно понятно, сколько осталось на день
+ можно ввести все свои месячные расходы, приложение посчитает всё автоматически
Минусы:
— не позволяет установить даты поступления зарплаты
Поддерживает: iOS
Менеджер проекта использует это приложение полгода. Всё устраивает. Оценка 4,5 из 5.
Привыкли тратить несколько сотен рублей в день на разную ерунду? Используя это приложение, вы поймёте, что сэкономив на шоколадках, вы могли бы купить себе что-то более-менее стоящее. Незначительные расходы в сумме дают крупную цифру. На круговой диаграмме наглядно видно, на что вы тратите большую часть своих доходов: на транспорт или, например, продукты питания.
Плюсы:
+ понятный и простой интерфейс
+ много категорий расходов
Минусы:
— отсутствует опция указать расходы за прошлый месяц
— нет учёта доходов, только расходы
Поддерживает: iOS, Android
Приложение использует наш менеджер отдела контроля качества. Оценка 3 из 5.
Ведёте ли вы учёт финансов? Если да, то каким образом? Поделитесь своим опытом в комментариях с нами и другими читателями.
Правильно выбранная программа важна не менее, чем наем персонала, выбор названия для бренда или реклама. Если не сформировался отчет из-за недоработки программиста, то бухгалтерия выйдет работать и в субботу, чтобы добить его вручную. В зависимости от исхода, ситуация обернется доплатой за переработки, штрафом за просроченный отчет или злым бухгалтером, который в уже понедельник будет листать хэдхантер.
Проблема не нова. Давно известно, что иногда по техническим причинам приходится тратить два часа на то, что обычно занимает час. Если сотрудники выполняют линейную техническую работу, то важно максимально упростить работу с программой. Не нужно нажимать десять кнопок там, где достаточно пяти.
Больше времени тратится на работу с ПО ⇒ больше сотрудников ⇒ выше фонд оплаты труда и затраты на рабочее место ⇒ ниже прибыль. Когда МФО с трудом выходит в ноль, такое расточительство излишне. Поэтому на этапе открытия есть смысл не выбирать программу по принципу самой дешевой, а потратить время на аналитику.
Цены во многом зависят от репутации. Новые бренды, которые ничуть не уступают топовым производителям, стоят дешевле. При выборе ПО нужно смотреть не на базовый вариант, который идет с минимальным функционалом. Если добавить полностью все необходимые модули, то выйдет в 2-3 раза дороже.
Чтобы не пришлось кусать локти и тратить ресурсы на переход на новое ПО, лучше попытаться сразу сделать хорошо. Если абстрагироваться от цены, то обратить внимание надо на эти свойства продукта.
Универсальность. Есть программа отдельно для работы с клиентами, куда заносятся данные и с которой печатаются договоры займа. А бухгалтерский и финансовый учет ведется в другой. Есть, где это совмещено. При выборе первой надо убедиться, что данные экспортируются для дальнейшей работы с ними и составления отчетов.
Открытый программный код. По желанию клиента многие поставщики ПО открывают доступ в отдельные модули программы для ее изменения. Если в этом будет необходимость, то лучше еще на берегу поинтересоваться такой возможностью и обговорить детали.
Производители борются за клиентов и включают полезные опции. Формирование отчетов в Банк России, проверка заемщика в БКИ, сверка с перечнем террористов, автоматический обзвон клиентов и рассылка СМС, интеграция с сайтом МФО.
Центральный Банк сокращает число займов на одного заемщика. Не лишним будет спросить, есть ли автоматическое уведомление, что лимит превышен и пора клиенту отказать.
Для анализа платежеспособности клиента данные по выплатам и просрочкам могут выводиться в виде графиков, таблиц и диаграмм. Эти мелочи тоже пригодятся, т. к. удобны и информативны.
Так поступают крупные сети с сотней точек выдачей займов и холдинги, в состав которых, кроме МФО, включены другие организации. Например, МФО + ломбард + розничные ювелирные магазины.
Авторская программа – интересный вариант, но вряд ли он подойдет каждому. Сейчас рынок ПО огромен, выбрать есть из чего.
Отдельное ПО нужно для оценки кредитоспособности клиентов. Скоринговых систем на рынке тоже немало. Несмотря на это, специалисты советуют самим создавать скоринговые модели. То, что работает в Москве, будет убыточно на Кавказе. Много внешних факторов, которые надо учитывать на местах.
Удобная программа экономит время и деньги. Чтобы не разбираться, как и что нажимать, и сосредоточиться на работе, надо сделать правильный выбор ПО.